Responsable administratif et financier

Graines de Bitume vise à rendre viables les projets de vie des enfants en situation de rue d’Antananarivo en favorisant leur réinsertion sociale et en les accompagnant dans leur scolarité et leur formation professionnelle. Environ 265 enfants et jeunes sont accueillis et accompagnés par une équipe de 22 salariés Pour plus d’information sur nos différents programmes : http://www.grainesdebitume.org/ Sous la Responsabilité directe de la coordinatrice de l’association, et à partir des orientations définies par le Conseil d’Administration en France le/la Responsable administratif et financier aura pour fonction principale d’être le/la garant de la bonne utilisation des moyens financiers et matériels mis à la disposition du projet global de Graines de Bitume. Il/elle est garant du respect des obligations légales, des règles de gestion des partenaires financiers et des principes et procédures internes. Il/elle aide à la maitrise de la conduite financière de l’association en étant force de propositions pour l’amélioration des outils de gestion, d’analyse et des méthodes de travail. Il/elle intervient en support à l’ensemble des programmes mis en œuvre afin d’en améliorer l’efficience. . Il/elle est amené à intervenir auprès des institutions bancaires et administrations publiques. Description des principaux domaines de responsabilités 1. Responsable de la gestion comptable - Gère les transferts de banque et les prévisionnels de trésorerie auprès du Conseil d’Administration - Commande et contrôle les opérations de retrait en espèces à la banque (approvisionnement de trésorerie) - Vérifie et valide les demandes d’approvisionnement caisse des Responsables de centre et/ou programme conformément au budget ; est amené à faire des contrôles caisses inopinés - Vérifie et valide les achats par programme conformément au budget et aux exigences des financeurs - Soumet à la coordinatrice toute demande exceptionnelle (non inclue dans le budget) avant d’autoriser une dépense - Contrôle le coût des dépenses à engager - Etablit et contrôle les procédures de gestion de l’argent (respect des circuits de validation des commandes ou des factures, respect de la procédure de gestion des avances, etc.) - Supervise l’assistant RAF dans la gestion de la caisse et de la comptabilité générale - Valide la clôture comptable mensuelle (vérification des soldes de caisse et de banque, vérifications des affectations comptables et des pièces) et analyse le rapprochement bancaire - Résout tout problème concernant les comptes bancaires - S’assure de l’optimisation du logiciel de comptabilité (Sage) pour assurer la bonne tenue des opérations 2. Responsable du suivi des financeurs - Réalise mensuellement les affectations des dépenses par financeurs conformément aux subventions accordées et dans le respect des obligations contractuelles - Peut être amené à proposer des aménagements des codifications comptables dans le logiciel Sage (visée automatisation du suivi financeur) - Etablit et met à jour le tableau de bord financier et alerte la coordinatrice des éventuelles sur ou sous-consommation de lignes - Est garant du respect des deadlines pour les rapports financiers - Produit et valide les rapports financiers intermédiaires et finaux dans le respect des délais et conformément aux exigences et demandes des financeurs (alerte sur les risques éventuels, vérifie la cohérence avec le narratif) - Produit et valide les rapports financiers pour les autorités - Met à jour à minima trimestriellement le plan de financement (contributions des financeurs par ligne de dépenses) ; contrôle et consolide les données - Rédige les propositions financières (demandes d’avenants, d’aménagement rubriques…) pour les financeurs en collaboration avec la coordinatrice 3. Responsable de la gestion du budget - Elabore le budget annuel de l’association (chiffrage financier des besoins nécessaires à l’atteinte des objectifs par programme) ; élabore des hypothèses de financement sous la responsabilité de la coordinatrice et avec l’approbation du CA - Analyse l\\\'évolution du panier ménagère - Réalise mensuellement le suivi budgétaire et analyse les écarts - Rédige les propositions financières des demandes de subvention en collaboration avec la coordinatrice - Vérifie l’affectation des dépenses par ligne budgétaire - Effectue le suivi budgétaire mensuel et alerter sur les éventuelles sur ou sous consommations des lignes de dépenses, en particulier sur les lignes non financées par des bailleurs de fonds - Facilite le déroulement d’audits externes (coordonne le processus de pré-audit avec son équipe, prend en compte les alertes et met en place les actions correctives nécessaires) 4. Responsable de la gestion du personnel - Prépare les acomptes, salaires et indemnités à payer par l’AAF - Vérifie les cotisations sociales et déclarations fiscales établies par l’AAF - Met à jour les contrats du personnel et les avenants - En cas de maladie de personnel, transmet le bulletin d’OSTIE - Suit l’état des congés, récupération, formation et prêts de l’ensemble de l’équipe - Organise l’élection du délégué du personnel, en rédiger le compte rendu et le dépose à l’inspection de travail - Est force de proposition sur l\\\'évolution des ressources humaines (effectifs, profils de postes, formation…) 5. Responsable de l’intendance - Gère les assurances (locaux, véhicules, personnel, responsabilité civile) et s\\\'assure que les contrats sont conformes aux besoins - Gère les contrats de bail des centres (enregistrement, mise à jour des contrats) - Centralise les fiches de tenue de stock mise à jour par les responsables ; est amené à effectuer des contrôles inopinés des stocks - Est force de proposition pour l\\\'aménagement des locaux, les équipements mobiliers, les achats de matériels - S’assure de la régularisation de tout dossier administratif (accord de siège, autorisations d’admission temporaires auprès de la douane, règlement intérieur …) Elabore le Plan de Travail Annuel avec son équipe en conformité avec ses responsabilités et les orientations définies par le Conseil d’Administration Qualifications et expériences requises - Minimum diplôme de Maitrise en gestion / administration / comptabilité - Expérience dans un poste similaire d’au moins 4 ans - Bonne connaissance des logiciels informatiques courants (Word, Excel, Access …) - Maîtrise des règles comptables et du Logiciel SAGE - Expérience en gestion dans une ONG/Association souhaitable - Français et Malgache lus et écrits - La possession du permis A serait un atout (mobilité importante) Qualités et savoirs être - Motivation pour les principes, les orientations et les actions de l’association - Persuasion, Négociation, Diplomatie et Déontologie - Assurance et confiance en soi - Capacités d’analyse et de synthèse - Dynamisme, créativité et prise d’initiative - Organisation, Autonomie et Gestions des priorités - Respect du cadre (mandat, horaires…) - Capacités relationnelles et d’intégration, esprit d’équipe - Discrétion et conscience professionnelle - Persévérance et goût prononcé pour les défis Conditions de travail Lieux de travail : Graines 2 – Andavamamba (sauf déplacement dans l’autre centre pour réunions, formations, vérifications …) Durée du contrat : CDD de 6 mois renouvelable Horaires de travail : 8h – 17h (aménageables en fonction des contingences) Rémunération : selon le profil (prétention salariale à préciser dans la lettre de motivation) Si vous êtes intéressés et qualifiés, veuillez soumettre avant le 04 octobre 2016 votre dossier de candidature : CV avec 2 références professionnelles ; lettre de motivation avec vos prétentions salariales et votre disponibilité pour la prise de poste, copie de vos diplômes Par mail : grainesmada@yahoo.fr ou déposer à l’adresse : Graines de Bitume - Lot III J 22 Andavamamba - Pour tout besoin d’informations complémentaires contacter Madame HOSTE au 032.43.604.52